SĂ€kerhet och dataskydd
Var datan bor,
och vem som nÄr den.
En AI-röstagent hör allt kunden sÀger. Den som ska köpa in henne behöver dÀrför veta tre saker: var uppgifterna hamnar, vem som kan komma Ät dem och vad som hÀnder nÀr nÄgot gÄr fel. HÀr stÄr svaren i sin helhet.
Hon svarar direkt nÀr ni ringer.
- Efterlevnad
- GDPR
- Kryptering
- TLS 1.3
- Datahemvist
- Sverige / EES
- Förberedd
- NIS2
Datahemvist och dataskydd
Uppgifterna lÀmnar
aldrig EES.
FrÄgan kommer först i varje upphandling och varje leverantörsbedömning, sÄ den fÄr stÄ först hÀr ocksÄ.
Sammanfattning
SARA Ă€r GDPR-kompatibel och NIS2-förberedd. All data lagras inom EU/EES. Ni tecknar personuppgiftsbitrĂ€desavtal med oss. Lagringstiden för samtal Ă€r konfigurerbar. Ni Ă€ger er data â Optiflow AI Ă€r bitrĂ€de. Full spĂ„rbarhet per samtal ingĂ„r i alla planer.
Lagring inom Sverige och EES
All samtalsdata, alla transkript och alla sammanfattningar lagras inom EES. Ingen överföring till tredjeland utan adekvat skyddsnivÄ.
Kryptering i transport och i vila
Trafiken skyddas med TLS 1.3. Lagrad data Àr krypterad, och nycklarna hanteras skilt frÄn datan.
Datan Àr er
Ni Ă€ger samtalsdatan. Vi behandlar den för att leverera tjĂ€nsten och sĂ€ljer den inte vidare â varken som data eller som underlag.
Radering vid avslut
Vid avslut exporteras datan i standardformat och raderas dÀrefter ur vÄra system inom 30 dagar. Ni fÄr en skriftlig bekrÀftelse pÄ att raderingen Àr genomförd.
Privacy by design
SARA Àr utvecklad med dataskydd i fokus frÄn första början. Vi behandlar endast de personuppgifter som Àr nödvÀndiga för att leverera tjÀnsten, och rutinerna för hur data hanteras Àr skrivna innan de behövs.
- PersonuppgiftsbitrÀdesavtal (DPA) tecknas med alla kunder
- Registrerade har rÀtt att begÀra ut, rÀtta eller radera sina uppgifter
- Den som ringer informeras om personuppgiftsbehandlingen i samtalets början
- Automatisk radering enligt överenskomna lagringstider â ingen manuell rutin att glömma
Rollfördelning
Ni bestÀmmer.
Vi utför.
Rollfördelningen Ă€r inte en formalitet â den avgör vem som fĂ„r göra vad med uppgifterna, och den skrivs ned innan första samtalet tas.
Ni (kunden)
Personuppgiftsansvarig
Ni bestÀmmer ÀndamÄlet: vilka samtal som ska tas, vad som fÄr sparas och hur lÀnge. Instruktionen Àr er.
Optiflow AI
PersonuppgiftsbitrÀde
Vi behandlar uppgifterna enbart enligt era instruktioner och avtalet. Ingen behandling för egna ÀndamÄl.
- PersonuppgiftsbitrĂ€desavtal tecknas innan driftsĂ€ttning â inte i efterhand
- Registrerades rÀttigheter (utdrag, rÀttelse, radering) verkstÀlls pÄ er begÀran
- Den som ringer informeras i samtalets början om att samtalet kan spelas in
- Vi accepterar er egen avtalsmall nĂ€r ni har en â vanligt i offentlig sektor och koncern
Kedjan slutar inte hos oss
Ingen leverantör driver allt sjÀlv. Det som spelar roll Àr vilka som Àr inblandade, vad de fÄr göra och att ni fÄr veta innan nÄgot Àndras.
Förteckning i avtalet
Vilka underbitrĂ€den som anlitas, för vilket Ă€ndamĂ„l och var behandlingen sker stĂ„r i en förteckning som följer med avtalet â inte pĂ„ en webbsida.
Samma skyldigheter hela vÀgen
Varje underbitrÀde Àr bundet av minst samma dataskyddsskyldigheter som vi sjÀlva har mot er, genom skriftligt avtal.
Behandling inom EES
UnderbitrÀden behandlar uppgifterna inom EES. Skulle det nÄgon gÄng inte vara möjligt sker det inte utan er kÀnnedom.
Besked innan byte
Vi meddelar er i förvÀg om ett underbitrÀde ska bytas eller lÀggas till, sÄ att ni hinner invÀnda innan förÀndringen sker.
Det ni ska fÄ skriftligt
Ingenting av det som stÄr pÄ den hÀr sidan Àr vÀrt sÀrskilt mycket muntligt. Följande handlingar tas fram för att höra till avtalet.
Status: Under framtagande. Handlingarna Ă€r Ă€nnu inte fĂ€rdigstĂ€llda och kan dĂ€rför inte lĂ€mnas ut â hör av er, sĂ„ gĂ„r vi igenom era krav och vad vi kan Ă„ta oss i avtal.
PersonuppgiftsbitrÀdesavtal (DPA)
Instruktioner för behandlingen, kategorier av uppgifter, lagringstider, radering och era rÀttigheter som personuppgiftsansvarig.
Förteckning över underbitrÀden
Vilka underbitrÀden som anlitas, för vilket ÀndamÄl och i vilket land behandlingen sker.
SĂ€kerhets- och driftbilaga
Tekniska och organisatoriska sÀkerhetsÄtgÀrder, Ätkomststyrning, loggning och kontinuitet.
Rutin för personuppgiftsincident
Hur en incident upptÀcks, klassas och rapporteras till er inom fristen, och vad ni fÄr för underlag.
Loggning och spÄrbarhet
Allt hon gör
gÄr att följa.
En mĂ€nniska i telefonen lĂ€mnar sĂ€llan spĂ„r. Hon lĂ€mnar alltid ett â och ni bestĂ€mmer hur lĂ€nge det ska finnas kvar.
- Varje samtal transkriberas, sammanfattas och loggas med tidpunkt och utfall
- Lagringstiden Àr konfigurerbar: 30, 60, 90 dagar eller en tid ni bestÀmmer
- Radering sker automatiskt nÀr tiden löpt ut
- Export i standardformat nÀr ni vill, inte bara vid avslut
- Inspelning kan stÀngas av helt om verksamheten krÀver det
Ă tkomst
Alla ser inte
allt.
Behörighet Àr det som avgör om loggarna Àr en tillgÄng eller en risk. Den styrs av er, inte av oss.
- Rollbaserad behörighet: ni styr vem som ser samtal, transkript respektive instÀllningar
- à tkomst hos oss Àr begrÀnsad till det som krÀvs för drift och support
- Varje Ätkomst till kunddata loggas och gÄr att följa upp i efterhand
- Behörigheter avslutas nÀr en person slutar hos er eller hos oss
Samtycke och inspelning
Om samtal spelas in informeras den som ringer om det i början av samtalet. Inspelning konfigureras efter era önskemĂ„l och juridiska krav â och kan stĂ€ngas av helt.
Exempel pÄ inspelningsmeddelande
âHej och vĂ€lkommen till [Företag]! Detta samtal kan spelas in för kvalitets- och utbildningsĂ€ndamĂ„l. Hur kan jag hjĂ€lpa dig?â
Större bolag och koncern
NÀr det Àr fler Àn
ett telefonnummer.
Flera bolag, flera lÀnder eller flera hundra samtal i timmen stÀller andra frÄgor Àn en enskild reception gör. De besvaras i ett eget upplÀgg, inte i en prislista.
Flera bolag, separata miljöer
VarumĂ€rken, dotterbolag och förvaltningar hĂ„lls isĂ€r: egna roller, egen data och egen behörighet â men en gemensam bild för koncernen nĂ€r ni vill ha den.
Volym och toppar
Kapaciteten skalar med trycket. 100 samtidiga samtal per agent utan kö Àr utgÄngslÀget, och sÀsongstoppar krÀver ingen bemanningsplanering i förvÀg.
Er kravbild, inte vÄr
Vi svarar pÄ leverantörsbedömningar och sÀkerhetsgranskningar, gÄr igenom era krav punkt för punkt och skriver in det som ska gÀlla i avtalet.
Samarbeten
Systemleverantörer, callcenter och partners som vill bygga SARA in i sitt eget erbjudande gör det tillsammans med oss. UpplÀgget sÀtts per samarbete.
Drift och servicenivÄ
Kapacitet Àr en sÀkerhetsfrÄga i praktiken: en tjÀnst som inte svarar nÀr trycket kommer Àr inte tillgÀnglig, hur bra den Àn Àr resten av tiden.
Ăvervakning dygnet runt
Driften övervakas löpande. Avvikelser upptÀcks av oss, inte av era kunder.
Rutin vid störning
Vid störning gĂ„r samtalen till er fallback â er vĂ€xel, en kollega eller talsvar. Ingen ringer förgĂ€ves.
ServicenivÄer i avtal
TillgÀnglighet, supportens svarstider och eskaleringsvÀgen skrivs in per avtal, anpassat efter verksamhetens krav.
SARA Ă€r en tjĂ€nst dĂ€r Optiflow AI ansvarar för implementation, kvalitet och löpande förbĂ€ttring â inte en produkt ni fĂ„r ansvaret för vid leverans.
Verksamheter med höga krav pÄ struktur och ansvar
Fyra principer gÀller oavsett bransch, och de Àr desamma vare sig samtalet kommer till en reception eller till en medborgarservice.
- Anpassas efter verksamhetens regelverk
- Eskalerar alltid vid osÀkerhet
- Tydlig logg och insyn i varje samtal
- Utformad med GDPR i Ă„tanke
Vanliga frÄgor
FrÄgorna som kommer
i varje granskning.
Hittar du inte svaret?Ring SARA pĂ„ 010-808 51 19 â hon har alltid svaret.
Ja. SARA Àr utvecklad med privacy by design och uppfyller GDPR fullt ut. Databehandlingsavtal (DPA) tecknas med alla kunder. Personuppgifter behandlas bara i den utstrÀckning tjÀnsten krÀver.
All data lagras pĂ„ servrar inom EU â i Sverige och/eller inom EES. Ingen data överförs till lĂ€nder utanför EU utan adekvat skyddsnivĂ„.
Ja. Registrerade har rÀtt att begÀra radering (rÀtten att bli glömd). Ni som kund kan initiera radering via oss, och vi sÀkerstÀller att all data tas bort inom lagstadgad tid.
Ja. SARA Àr utformad för att stödja verksamheter som omfattas av NIS2-direktivet. Vi erbjuder sÀkerhetsgranskningar, incidentloggning och stöd för er riskbedömning.
Ni Àger er data. Optiflow AI agerar som personuppgiftsbitrÀde och behandlar data enbart enligt era instruktioner och ert databehandlingsavtal. Vi sÀljer inte data vidare till tredje part.
Lagringstiden Àr konfigurerbar: 30, 60 eller 90 dagar, eller en anpassad tid ni vÀljer. Automatisk radering sker efter vald period.
Ja. SARA Àr anpassad för offentlig sektor med stöd för LOU-upphandling, WCAG 2.1 AA-tillgÀnglighet och NIS2-krav. Vi har befintliga kunder inom kommuner och myndigheter.
Vid avslut exporteras er data i standardformat och raderas dÀrefter frÄn vÄra system inom 30 dagar. Ni fÄr en skriftlig bekrÀftelse pÄ att radering genomförts.
Skicka era krav, sÄ gÄr vi
igenom dem punkt för punkt.
Leverantörsbedömning, dataskyddsfrĂ„gor eller ett förfrĂ„gningsunderlag â vi svarar pĂ„ det som faktiskt stĂ„r i det.